Gestão de projetos de Monitoramento e Métricas em Mídias Sociais – parte 3 – gerenciando entregas

Parte 1: criando propostas comerciais
Parte 2: alinhando expectativas
Parte 4: finalizando um projeto

Essa terceira parte é a mais cotidiana de qualquer profissional de monitoramento e métricas, ou seja, gerenciar entregas e o projeto como um todo. É bom reforçar que, na maioria dos lugares, geralmente o gestor já recebe o projeto pronto, ou seja, depois de vendido e negociado, cabendo fazer a configuração inicial e a manutenção do projeto. Isso tem vantagens e desvantagens, como já apontei na parte 1. Se o responsável por ter fechada a proposta fez cagada, você terá uma bucha para resolver durante o contrato. Mas o que recomendo nesses casos é que haja um alinhamento e um diálogo constante entre quem vende a proposta e quem irá fazer a gestão. Assim, todo mundo sai ganhando, até porque quem vende geralmente sabe bastante sobre o prospecto/cliente e pode oferecer informações valiosas.
A primeira coisa a ser lembrada nessa parte de gerenciamento é verificar o prazo/período das entregas. Verificar quantos dias úteis você tem para confeccionar os relatórios, o escopo de cada entrega, etc. Assim, você estrutura a equipe necessária para cumprir com os prazos. Feito isso, recomendo você já traçar um cronograma de, pelo menos, três meses, com datas, para caso alguém perguntar ou precisar. Se, por acaso, você notar que precisará de um prazo maior, é de excelente prática avisar com a maior antecedência possível ao cliente e negociar um prazo novo. Nunca tive problemas com prazos, mas sempre tive na cabeça que é bom deixar avisado antecipado. Se faziam questão da data fechada, eu combinava um escopo menor para essa data e um completo para outra data próxima.
O dia-a-dia das entregas é muito mais ficar de olho em quando começar os jobs, buscar prever futuros problemas, verificar se as ferramentas estão funcionando direitinho (vai por mim, Facebook Insights adora dar um problema) e acompanhar a equipe nos trabalhos. Nessa parte, como gestor, é primordial eu validar os principais relatórios que serão entregues. Claro, tem relatórios (principalmente os mais táticos) que não preciso ver, mas vale o bom senso para entender quais são mais estratégicos que mereça sua atenção.
Em validação, tenho alguns rituais que busco seguir para que o trabalho saia legal. Dependendo do tempo que tenho, às vezes não consigo cumprir todos, mas sempre busco fazer o seguinte:
  • Comparar com relatórios anteriores (quando possível). Compare os principais números, veja se os gráficos de evolução estão batendo com o relatório anterior e fique atento às mudanças. Além disso, leia atentamente as análises feitas, os principais insights e o que foi recomendado. Muitas vezes, o insight vem de uma constância ou persistência em um determinado comportamento. Às vezes é o contrário: aconteceu algo que não aconteceu em outros relatórios.
  • Conferir números que se repetem durante o relatório. É chato, eu sei, mas temos que manter a coesão e coerência dentro do relatório. Se aquele gráfico de sentimento aparece novamente em outro slide, temos que verificar se batem. Memorize os números principais e vai verificando durante o relatório. Se necessário, valide duas vezes.
  • Tenha gráficos de evolução fora dos relatórios. Muita gente pensa que todos os gráficos que criamos devem estar no relatório. Muito pelo contrário: tem vários gráficos que podemos descartar do relatório, mas são focados em gerar insights para nós e servir de suporte para olhar o cenário macro.
  • Revise os objetivos do projeto e da marca dentro de social media. O que adianta você validar uma análise se ela não tem nada a ver com os objetivos da marca? Vale sempre olhar tudo com essa lente objetiva: essa análise está contribuindo para o que o cliente necessita saber?
Uma última dica: sempre que possível, tente dar uma trocada de jobs dentro da equipe. Coloque alguém que estava tocando outra conta para fazer um relatório de outro cliente. Ter um outro ar/estilo no relatório sempre fez bem (no meu caso) para melhorar o trabalho.
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